四川省数字档案馆（室）建设示范工作实施方案

 

省档案局关于印发《四川省数字档案馆(室)

建设示范工作实施方案》的通知

（川档发〔2014〕16号）

 

各有关市档案局，各有关单位：

　　为贯彻落实中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》精神，根据国家档案局数字档案馆（室）建设的有关要求，按照“典型示范、梯次推动、全面开展”的原则，科学有序地开展全省数字档案馆（室）建设工作，省档案局确定遂宁市档案馆，双流县、绵竹市、宜宾县档案馆，省委办公厅、省公安厅、省档案局机关档案室，西华大学档案馆、四川九洲电器集团有限责任公司档案馆为数字档案馆（室）建设示范单位，现将《四川省数字档案馆(室)建设示范工作实施方案》印发你们，请结合实际认真组织实施。

 

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　四川省档案局

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　2014年7月3日

 

 

四川省数字档案馆（室）建设示范工作实施方案

　　

　　按照国家档案局数字档案馆（室）建设推进会的部署要求，根据《四川省档案信息化建设实施意见》，结合工作实际，特制定我省数字档案馆(室)建设示范工作实施方案。

　　一、工作目的

　　按照国家档案局数字档案馆（室）建设的有关要求，科学有序地开展全省数字档案馆（室）建设示范工作，确保数字档案永久存储与安全保管，提升全省档案馆（室）工作效率和现代化水平,促进档案公共服务能力的拓展和实现档案信息资源的社会共享。

　　二、工作目标

　　数字档案馆（室）建设是一项系统工程，按照中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》要求，根据国家档案局发布的《数字档案馆建设指南》、《数字档案室建设指南》及相关规范标准，按照“典型示范、梯次推动、全面开展”的原则，指导各示范单位运用现代信息技术对档案信息进行采集、加工、存储、管理，形成数字档案数据库，并通过网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统，为有效推动全省数字化档案馆（室）工作，总结方法，积累经验。

　　三、工作内容

　　（一）数字档案馆建设内容

　　1.基础设施

　　（1）机房建设。机房选址合理，机房用电、消防、防雷、监控、温湿度等须达到安全要求。

　　（2）基本设备。服务器及存储设备：高效、安全，根据档案存量及增量备有适当冗余。终端设备：根据工作岗位配备必要的计算机及相关设备。其他设备：满足数据采集、转换处理工作的设备。

　　（3）局域网平台建设。局域网网络，实现档案馆内部互联互通及各项业务工作的自动化、网络化管理，并确保与其他网络物理隔离，具备为数字档案管理提供“收集、管理、存储、利用”网络能力。

　　（4）党政网和互联网平台建设。建立党政网和互联网档案信息服务平台，具备为各级机关、团体、企业事业单位和社会公众提供档案信息服务、了解档案动态、宣传档案法规、宣传档案知识的基本功能。

　　2.数字档案管理系统

　　建立完备的“收、管、存、用”功能。收：离线或在线接收电子档案及元数据，并进行四性检查。管：对数据能有效组织及分类，功能可扩展，实现辅助档案实体管理。存：有长期保存策略，实现离线或在线备份，数据备份恢复功能。用：具备利用登记、审核、信息检索、利用统计等功能，可实现档案信息深度挖掘。

　　3.数字档案资源建设

　　（1）档案目录数据库建设及应用。实现文件级目录计算机检索。以利用需求为导向，建立集体林权制度改革档案、新农村档案、婚姻档案、知青档案等涉及民生的专题目录数据库，以及其他具有本地特色的专题数据库。

　　（2）馆藏档案数字化。优先选择社会需求面广、利用频繁、价值较高、富有地方特色的档案进行数字化。

　　涉密档案数字化加工不得外包，应由档案馆组织本单位政治素质可靠人员进行，形成独立管理、安全保密的专门数据库。涉密档案数字化加工所需的所有计算机、扫描仪、存储介质等设备和软件必须进行安全保密技术检测，符合安全保密要求。

　　（3）多媒体档案数据库建设。有条件的档案馆应通过采集图像、音频/视频等信息，积极建设照片数据库、音频/视频等多媒体数据库，以满足利用者对档案的不同需求，不断拓宽服务领域，提高服务效率和质量。

　　（4）电子档案接收工作。按照国家档案局《电子档案移交与接收办法》（档发〔2012〕7号）和《四川省<电子档案移交与接收办法>实施细则》的要求开展业务指导和电子档案接收工作。

　　4.加强档案信息安全保障体系建设

　　建设完备的档案信息安全保障体系，建立档案信息安全管理体制，切实做好数据安全、网络安全、数据加工过程安全和数据库安全等工作。按照安全保密规定，建立健全计算机及网络安全、信息系统安全、档案信息发布等安全管理制度。加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库安全。加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证归档电子文件的真实、完整和有效。内部局域网必须与一切外网实行物理隔离，加强身份认证和密钥等管理，使用网络行为控制系统，确保档案信息网络传输安全。

　　（二）数字档案室建设内容

　　1.档案信息化基础平台建设

　　根据数字档案资源产生、管理和各方面利用需求等实际情况，机关档案室应配备相关的设施设备，主要包括：

　　（1）用于数字档案存储、管理的高性能专用服务器。

　　（2）个人计算机及打印机、复印机等数字档案信息管理终端设备。

　　（3）扫描仪、数码相机、数码摄像机等数字化采集设备。

　　（4）光盘刻录机、磁带机或硬盘等存储备份设备。

　　（5）交换机、路由器、防火墙、入侵检测等网络应用及安全设备。

　　2.数字档案室管理系统建设

　　应用符合国家和档案行业的相关标准的数字档案室管理系统。

　　（1）数字档案室管理系统应与本单位办公自动化系统或业务管理系统做到有效链接，能接收办公系统或业务管理系统产生的电子文件，并保证数据的真实性、完整性、有效性，实现对电子文件的全程管理和电子档案集中管理。

　　（2）数字档案室管理系统应具备“收集、管理、保存、利用”四项基本业务功能，以及用户权限管理、系统日志管理、数据备份与恢复、系统和数据安全维护等功能。

　　3.机关数字档案资源建设

　　（1）加快室藏档案的数字化。做好机关档案的分类、整理、著录、鉴定等各项基础工作。在做好目录数据库建设的基础上，要加强纸质档案全文数据库和多媒体数据库建设。

　　（2）规范电子文件的归档与管理。各级机关应认真执行中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《电子文件管理暂行办法》和中共四川省委办公厅、四川省人民政府办公厅印发的《四川省电子文件管理暂行办法》，对电子文件及归档管理工作统筹规划，明确管理职责，规范工作流程，落实保障措施。

　　（3）涉密档案数字化加工不得外包，应由本单位涉密人员或者委托同级国家综合档案馆进行。涉密档案数字化加工所需的所有计算机、扫描仪、存储介质等设备和软件必须进行安全保密技术检测，符合安全保密要求。

　　4.电子档案的移交工作

　　各级机关应严格按照《电子档案移交与接收办法》（档发〔2012〕7号）和《四川省<电子档案移交与接收办法>实施细则》的相关规定，及时、规范地做好移交工作。

　　5.机关档案信息安全保障工作

　　各级机关在开展数字档案室建设工作时，应把档案信息安全放在突出位置。逐步完善档案信息安全管理体制，落实信息安全责任制度，制订完善的信息安全应急预案。加强对计算机、网络硬件设备和软件系统、涉密载体的管理，机关档案信息系统必须与互联网等公共信息网实行物理隔离。加强数据库管理，采取脱机备份等有效措施，确保数据安全。加强档案网上利用的身份认证和密钥管理，确保档案信息网络传输和利用的安全。

　　四、示范要求

　　（一）强化技术业务指导

　　按照国家有关标准规范，省档案局加强对示范单位档案数字化工作的业务指导、技术支持，通过示范初步建成全省数字档案馆(室)建设示范馆（室）。

　　（二）示范档案馆（室）工作任务

　　1.各相关示范档案馆（室）所在人民政府、单位要加强领导，成立数字档案馆(室)建设领导小组，投入必要的建设经费，组织专门的人才队伍。

　　2.完善基础设施建设，推进数字档案资源建设。

　　3.建立健全管理制度和安全保障机制。

　　4.完成示范工作总结报告。

　　5.负责提供示范工作过程中的相关材料。

　　（三）示范工作总结报告内容

　　报告内容包括：馆藏档案“存量数字化”、“增量电子化”的具体做法；数字档案馆（室）的硬件、软件建设情况，网络平台建设；数字档案馆（室）工作体制和机制建设情况；建立健全安全保障机制；用于数字档案馆（室）建设经费情况，以及工作中的经验教训，工作建议等等。

　　（四）统一规范，积极推广

　　在示范基础上，探索做法，总结经验。由省档案局出台《四川省数字档案馆建设规程》、《四川省数字档案室建设规程》，召开全省数字档案馆（室）建设现场推进会，统一规范标准和具体做法，以便在全省推广。

　　（五）工作具体分工

　　由省档案局馆室处牵头，负责示范方案的拟定、示范工作的组织协调与具体实施，并撰写示范工作总结；由省档案局信息技术处负责技术指导与制定技术规范、数字档案馆（室）建设规程；由省档案局科研所提供技术服务；由省档案局接收处负责制定电子档案接收移交具体办法；由省档案局经科处负责高校、企业示范单位数字档案馆（室）建设组织实施工作，并提交示范工作总结。

　　（六）时间安排

　　2014年7月启动示范，10月底前应完成相关示范工作任务。